Sachverhalt / Begründung:
Aus Anlass der Gründung der
Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL) am 20.03.2020 wurden
umfassende Vertragswerke abgeschlossen. So musste die TOL von den rein
kommunalen Gesellschaftern mit klar definierten Aufgaben betraut werden. Zu
diesem Zweck wurde ein sog. Betrauungsakt abgeschlossen. Neben dem
Gesellschaftsvertrag wurde zudem eine sehr detaillierte Konsortialvereinbarung
getroffen, um die Zuführung der Finanzmittel zum Verlustausgleich in Form von
Kapitaleinlagen (steuerfrei) und im Rahmen eines Partnerschaftsvertrags
(steuerpflichtig) zu regeln. Der hohe Detaillierungsgrad der Verträge war vor
allem der zum damaligen Zeitpunkt verschärften und teilweise noch unsicheren
Rechtslage zum EU-Beihilfegesetz geschuldet.
Nach nunmehr drei Jahren
Geschäftstätigkeit der TOL wurden die Vertragswerke von der Kanzlei BRANDI
Rechtsanwälte Partnerschaft mbB (Paderborn), Herrn Dr. Christoph Jahn, auf ihre
Notwendigkeit und Aktualität gründlich geprüft mit dem Ergebnis, dass durch
zwischenzeitlich erfolgte Urteile zur Auslegung des EU-Beihilferechts sowie das
veränderte Aufgabenportfolio der TOL die Beihilferisiken nahezu ausgeschlossen
werden können. Überdies haben eine steuer- und eine gesellschaftsrechtliche
Prüfung stattgefunden. Die TOL Geschäftsführung hat dazu bereits im
Herbstgremienlauf 2022 sowie in der Gesellschafterversammlung am 21.06.2023
berichtet.
Eine tabellarische Übersicht zur
beihilferechtlichen Einordnung ist als Anlage beigefügt.
Dies eröffnet die Möglichkeit, die
Vertragswerke deutlich zu verschlanken und die Beschlussfassungen zu
vereinfachen.
Betrauungsakt
Der Arbeit der TOL liegt ein
Betrauungsakt mit einer Gültigkeit ab dem 31.03.2020 (Eintrag ins
Handelsregister) zugrunde, in dem die TOL von ihren Gesellschaftern mit den
dort definierten Aufgaben betraut wird. Dieser sicherte die beihilferechtlich
einwandfreie Zuführung der jährlichen Finanzmittel zur Verlustabdeckung ab.
Über das Erfordernis einer Trennungsrechnung in der Finanzbuchhaltung hinaus sollte
sichergestellt werden, dass die beihilferechtlich kritischen Aufgaben
transparent dargestellt werden. Erforderlich war der Nachweis, dass keine
öffentlichen Mittel in vertriebliche Aufgaben fließen und eine Überkompensation
der TOL verhindert wird.
Der Betrauungsakt sieht in §12 Abs. 2
eine Prüfung nach drei Jahren Gültigkeit vor. Diese wurde durchgeführt (s.o.)
und ergab, dass die Beihilferisiken der TOL inzwischen nahezu vollständig
ausgeschlossen werden können. Demnach können die Gesellschafter gem. § 12 Abs 3
lit c) + d) den Betrauungsakt zum 31.12.2023 widerrufen und beendet. Die
Gesellschafter erhalten zur Absicherung einer korrekten Mittelverwendung
zukünftig alle drei Jahre unaufgefordert von der TOL eine sog. De
minimis-Erklärung, in der die TOL versichert, über einen Zeitraum von drei
Jahren nicht mehr als 200.000 € an staatlichen Mitteln für beihilfeverdächtige
Aufgaben erhalten zu haben.
Damit sind alle Rechtserfordernisse in
diesem Zusammenhang erfüllt. Im internen Controlling der TOL wird weiterhin mit
einer Trennungsrechnung gearbeitet, um dem Gebot einer ausreichenden
Transparenz nachzukommen.
Konsortialvereinbarung
Der hohe
Detaillierungsgrad der Konsortialvereinbarung inkl. der gesplitteten Zuführung
der einzelnen Kapitaleinlagen war ebenfalls der verschärften und teilweise noch
unsicheren Rechtslage zum
EU-Beihilfegesetz geschuldet. Die
erneute umfassende Analyse erlaubt nun eine deutliche Vereinfachung der
Vereinbarung.
In der Konsortialvereinbarung kann auf
die Splittung der Kapitaleinlagen sowie auf den vorgegebenen unterjährigen
Mittelabruf verzichtet werden, der sich ohnehin als nicht praktikabel erwiesen
hat. Die Vereinbarung soll zudem eine allgemeingültige Fassung bekommen, die
nicht die Vereinbarung selbst und vor allem ihre Anlagen mit den Summen der
Mittelzuführung, sondern den jeweiligen Wirtschaftsplan des folgenden
Geschäftsjahres zum zentralen Instrument für die Höhe der Mittelzuführung
bestimmt. Damit entfällt die bislang alle zwei Jahre erforderliche
Beschlussfassung zur Verlängerung der Konsortialvereinbarung, die – als
Bestandteil des Gesellschaftsvertrags - auch durch die Stadt- und
(Samt-)Gemeinderäte der Gesellschafter erfolgen musste. Die Beschlüsse zum
Wirtschaftsplan werden in der Gesellschafterversammlung gefasst. Dort wird dann
zukünftig auch über die jeweilige Höhe der Mittelzuführung entschieden, die
sich selbstverständlich an den bisherigen Modalitäten und Beträgen orientiert.
Das bedeutet, dass der Wirtschaftsplan
für das Folgejahr zukünftig bereits im Frühjahrsgremienlauf vorgelegt und
beschlossen wird. Die Kapitaleinlagen sind nach wie vor zum Ende des Vorjahres
anzuweisen. Die Mittel aus dem Geschäftsbesorgungsvertrag, der unverändert
bestehen bleibt, werden wie bisher im 1. Quartal des jeweiligen Geschäftsjahres
abgerufen.
Bei der Gelegenheit wurde der Vertrag
auch noch einmal redaktionell überarbeitet, so dass eine erheblich bessere
Lesbarkeit erreicht werden konnte.
Zur Information ist der Konsortialvertrag in seiner aktuellen Form
mit den geplanten inhaltlichen Änderungen als Anlage beigefügt (Synopse).
Redaktionelle Änderungen für eine bessere Lesbarkeit wurden nicht gesondert
kenntlich gemacht.
Gesellschaftsvertrag
Die neue Einschätzung des
Beihilferisikos und der Wegfall des Betrauungsaktes ziehen eine entsprechende
Aktualisierung des Gesellschaftsvertrages nach sich. Die Synopse mit den von
Herrn Dr. Jahn vorgeschlagenen Änderungen, die durch Streichung bzw. blaue
Schrift kenntlich gemacht wurden, ist als Anlage beigefügt.
Zudem wird bei der Gelegenheit der
Erfordernis Rechnung getragen, die Gesellschafterversammlungen und
Aufsichtsratssitzungen auch per Videokonferenz oder im hybriden Format abhalten
zu können.
Bitte beachten Sie die Änderungen in
der Präambel, in §2 Abs. 1, §3 Abs. 3, §9 Abs 1 lit. b) sowie die Streichung
des §26 und die entsprechende Anpassung im Inhaltsverzeichnis.
Die Änderungen im Gesellschaftsvertrag
müssen unter notarieller Aufsicht mit anschließender Unterschrift der
Gesellschafter beurkundet werden. Der Termin für eine kurze
Gesellschafterversammlung zu diesem Zweck wird noch bekannt gegeben.
Beschlussvorschlag:
Der Rat der Stadt Bramsche beschließt wie folgt:
- Der bestehende Betrauungsakt der TOL mit Gültigkeit ab dem 31.03.2020 wird nach bereits erfolgter Prüfung und gem. § 12 Abs. 3 lit. c) + d) zum 31.12.2023 beendet. Er wird durch eine alle drei Jahre unaufgefordert erfolgende De-Minimis-Erklärung an die einzelnen Gesellschafter der TOL ersetzt.
- Die vorgeschlagene Anpassung der Konsortialvereinbarung zur Regelung einer vereinfachten Mittelzuführung und Beschlussfassung wird wie vorgeschlagen umgesetzt und gilt ab dem Geschäftsjahr 2024.
- Die daraus folgenden Änderungen im Gesellschaftsvertrag werden ebenfalls beschlossen und gelten ab dem 01.01.2024.
Die Beschlussfassungen zur grundsätzlichen Vorgehensweise und zur Konsortialvereinbarung erfolgten bereits in der Gesellschafterversammlung am 21.06.2023 unter Vorbehalt der gleichlautenden Beschlussfassung in den Gremien der einzelnen Gesellschafter.
Die offizielle Beendigung des Betrauungsaktes sowie die Änderungen im Gesellschaftsvertrag werden in einer Sondersitzung der Gesellschafterversammlung im Herbst beschlossen und so rechtzeitig erfolgen, dass der Eintrag ins Handelsregister im Jahr 2023 gesichert ist. Ort und Zeit der Sitzung werden noch bekannt gegeben.