Neugründung der Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH

Betreff
Neugründung der Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH
Vorlage
WP 16-21/0571
Art
Beschlussvorlage

Sachverhalt:

Neuordnung der Strukturen in Tourismus

sowie Citymanagement und –marketing

 

Gegenwärtig betreiben zwei Organisationen die touristische Marktbearbeitung für den Landkreis Osnabrück, die Stadt Osnabrück und die Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück: der Tourismusverband Osnabrücker Land e.V. (TOL) und die Osnabrück Marketing und Tourismus GmbH (OMT). Der TOL ist die gesamtregionale Tourismusorganisation. Die OMT ist eine städtische Organisation für die Bereiche Tourismusmarketing, Citymanagement & -marketing, Eventmarketing und Kulturtourismusmarketing.

 

TOL und OMT sind inhaltlich und organisatorisch eng miteinander verwoben, u.a. über eine gemeinsame Geschäftsleitung, den gemeinsamen Betrieb des Buchungsbüros, einer Zusammenlegung des Tagungs- und Kongressbüros der OMT mit dem Informations- und Reservierungssystem des TOL, und die Tourist Information. Die bisherige Zusammenarbeit folgt jedoch keiner klaren organisatorischen Konzeption. Zwischen den Organisationen sind die jeweiligen Aufgabenfelder nicht klar abgegrenzt. Zwischen den und innerhalb der Organisationen sind die Aufbau- und Ablauforganisation optimierungsbedürftig. Gegenwärtig führen die Strukturen zu einem hohen Verwaltungsaufwand, Reibungsverlusten und nicht genutzten Synergien. In mehreren Bereichen ergeben sich in den gegenwärtigen Strukturen beihilfe- und vergaberechtliche Probleme bzw. Rechtsunsicherheiten.

 

Die 2011 begonnene Fusion der touristischen Strukturen von Stadt und Landkreis Osnabrück sowie der Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück wird mit der vorgeschlagenen Neuordnung der Organisationstrukturen in Tourismus und Citymanagement und -marketing zum 01.04.2020 vollumfänglich vollzogen. Die untenstehende Grafik verdeutlicht den Veränderungsprozess von der derzeitigen auf die zur Entscheidung anstehende neue Struktur:

bis 03/2020                                                                                                                                                      ab 04/2020

Abbildung 1: Bisherige und neue Organisationsstrukturen in Tourismus und Citymanagement und -marketing

Quelle: PROJECT M GmbH 2017/2018

Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL)

In der „Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH“ (TOL mbH) werden künftig sämtliche touristischen Aufgaben mit überörtlicher Wirkung gebündelt. Freizeit- und Urlaubstourismus, Tagungs- und Kongresstourismus sowie touristisches Kulturmarketing werden damit konsequent regionsweit zusammengeführt. Neben dem Gesellschaftsvertrag (siehe Anlage 2) schließen die Gesellschafter eine Konsortialvereinbarung (siehe Anlage 3) ab, die insbesondere Regelungen zur Führung der gemeinsamen Gesellschaft, deren Finanzierung und zu der Einbindung weiterer Partner in die Tourismusförderung und das touristische Standortmarketing enthält.

 

Aufgaben

Aufgaben der Gesellschaft sind die Entwicklung, Umsetzung und Förderung aller Maßnahmen, die zu einer Stärkung des Wirtschaftsfaktors Tourismus in der Tourismusregion Osnabrücker Land führen, d.h.

·         Tourismusentwicklung, -management und -marketing im Freizeit- und Urlaubstourismus sowie im Tagungs- und Kongresstourismus,

·         Impulsgebung, Wissenstransfer und Qualifizierung für Definition und Ausbau eines touristischen Profils auf Grundlage der regionalen Identität,

·         touristische Angebote, Produkte, Dienstleistungen und Infrastrukturen,

·         touristisches und kulturtouristisches Marketing für die Region,

·         Vertretung der Region in regionalen und überregionalen Institutionen und Gremien.

Ergänzend von den in der Satzung bestimmten Mechanismen werden der Stadt Osnabrück im Bereich „Tagungs- und Kongressmanagement“ Sonderrechte eingeräumt (siehe Anlage 3). Der Betrieb des Tagungs- und Kongressbüros und des Tagungsservice erfolgt räumlich angesiedelt im Zentrum der Stadt Osnabrück. Die Stadt Osnabrück erhält zudem Entscheidungsvorbehalte für die Freigabe der jährlichen Vorhabens- und Marketingplanung im Bereich „Tagungen und Kongresse“ sowie ein Vorschlags- und Veto-Recht bei der Besetzung der Leitung des Tagungs- und Kongressbüros.

 

Gesellschafter

Gesellschafter der TOL mbH werden der Landkreis Osnabrück (37,5%), die Stadt Osnabrück (37,5%) sowie die Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück (insgesamt: 25%; die Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück halten einzelne Anteile).

 

Gremiendesign

Das Gremiendesign der Gesellschaft umfasst neben der Gesellschafterversammlung einen Aufsichtsrat sowie einen Beirat mit privatwirtschaftlichen Vertretern. Der Aufsichtsrat besteht aus Vertretern der Gesellschafter und des Beirats. Der Sprecher des Beirats wird in den Aufsichtsrat berufen. Er nimmt dort ein Antrags-/ Rederecht wahr.

Der Beirat besteht aus Verbänden der Tourismuswirtschaft, Vertretern der touristischen Leistungsanbieter, Vertretern aus dem Bereich der Unternehmen / Kreditwirtschaft sowie der Industrie- und Handelskammer und der Handwerkskammer. Er hat ausschließlich beratende Funktion und keinen Organstatus in der Gesellschaft.

Die Vorsitze in Gesellschafterversammlung und Aufsichtsrat wechseln alle zwei Jahre zwischen Landrat des Landkreises Osnabrück, Oberbürgermeister der Stadt Osnabrück und einem Vertreter der kreisangehörige Städte, Samtgemeinden und Gemeinden (Sprecher der sog. „Bürgermeisterkonferenz“).

Finanzwirtschaftliche Gestaltung

Die finanzwirtschaftlichen Auswirkungen der Strukturveränderung (siehe Anlagen 1 und 3) werden für ein modellhaftes erstes Betriebsjahr mittels einer Projektion für das Jahr 2020 abgebildet. Im Vergleich zum tatsächlichen Wirtschaftsplan für das Jahr 2020 können die Werte variieren, da die Umsetzung der neuen Organisationen zum 01.04.2020 vorgesehen ist. Das modellhafte erste volle Betriebsjahr deckt sich somit nicht mit dem Rumpfgeschäftsjahr 01.04.2020 bis 31.12.2020. Auf Basis der fortgeschriebenen Geschäftsplanung der TOL mbH ergibt sich folgender Mittelbedarf für das Modelljahr 2020:

·      Kosten:                                          1.785 TEUR

·      Erlöse:                                               321 TEUR

·      Mittelbedarf (ohne USt.):      1.464 TEUR

·      Mittelbedarf (incl. USt.):        1.523 TEUR

Die Mittelherkunft stellt sich wie folgt dar:

 

Gesamt

Landkreis Osnabrück

Stadt Osnabrück

Städte & (Samt-) gemeinden

Kapitalzufluss

1.156 TEUR

 461 TEUR

461 TEUR

234 TEUR

Geschäftsbesorgungsvertrag (incl. 59 TEUR USt.)

367 TEUR

137,5 TEUR

137,5 TEUR

92 TEUR

Gesamtmittelbedarf (brutto)

1.523 TEUR

598,5 TEUR

598,5 TEUR

326 TEUR

Abbildung 2: Mittelbedarf und -herkunft für das modellhafte erste volle Betriebsjahr, aufgeteilt nach Gesellschafterbänken

Quelle: PROJECT M GmbH 2017/2018

 

Personalwirtschaftliche Gestaltung

Mit Aufnahme des Geschäftsbetriebs der TOL mbH sollen die Beschäftigten des TOL e.V. im Rahmen eines Betriebsüberganges von der TOL mbH übernommen werden. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind bereits mehrfach über die grundsätzlichen Veränderungen informiert. Die weitere Information, insbesondere zu den Mechanismen des Betriebsübergangs, wird frühzeitig, fortlaufend und im Rahmen der arbeitsrechtlichen Vorgaben erfolgen.

Finanzwirtschaftliche Betrachtung

Die zusammenfassende finanzwirtschaftliche Betrachtung basiert auf den Anlagen 1 und 3:

Der Finanzierungsanteil des Landkreises Osnabrück an der TOL mbH beträgt in der Projektion des Modelljahrs 2020 im Vergleich zum Jahr 2017 313,5 TEUR mehr. Hinzu kommen bereits bekannte Mehraufwendungen in Höhe von ca. 73 TEUR brutto (Zuschüsse für die Infrastruktur und die Profilierung der Heilbäder, die Umlage der Marktoffensive Niederlande sowie die Beteiligung des Landkreises an der Tourist Information der Stadt Osnabrück).

Mit Beitritt zur Gesellschaft fällt die Zahlung der Stammeinlage in Höhe von 37,5 TEUR (= 37,5%) an.

Der zu leistende Finanzierungsanteil der Stadt Osnabrück für die TOL mbH ist im Vergleich zu 2017 um 439 TEUR höher. Diesem Mehraufwand bei der TOL mbH steht eine um 148 TEUR reduzierte Kapitalzuwendung bei der künftigen CMO mbH gegenüber, da verschiedene Aufgaben, die bisher bei OMT GmbH wahrgenommen wurden, künftig gesamtregional auf die TOL mbH übertragen werden. Der tatsächliche Mehraufwand für das Modelljahr beträgt somit 297,5 TEUR. Hinzu kommen bereits bekannte Sonderzuschüsse in Höhe von ca. 19 TEUR brutto für die Umlage der Marktoffensive Niederlande sowie die Pflege des Radverkehrleitsystems des Osnabrücker Landes (RAVELOS).

Mit Beitritt zur Gesellschaft fällt das zu leistende Stammkapital in Höhe von 37,5 TEUR (=37,5%) an.

Die Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück übernehmen im modellhaften ersten vollen Betriebsjahr 2020 einen Finanzierungsbetrag i.H.v. 326 TEUR. Dieser Betrag entspricht den Mitgliedsbeiträgen und Umlagen, die im Jahr 2020 von den kreisangehörigen Städten, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück für den bisherigen Tourismusverband Osnabrücker Land e.V. (TOL e.V.) geleistet werden. Die Verteilung dieses Finanzierungsbeitrags richtet sich nach den Gesellschaftsanteilen, die von den kreisangehörigen Städten, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück künftig gehalten werden. Diese Gesellschaftsanteile entsprechen den bisherigen Finanzierungsanteilen im TOL e.V.

Mit Beitritt zur Gesellschaft fällt das zu leistende Stammkapital in Höhe von 25 TEUR (=25%) in entsprechender Verteilung auf die kreisangehörigen Städte und Gemeinden an (siehe Anlagen 1 und 2).

Durch die Gründung der TOL mbH zum 01.04.2020 stellt sich das Rumpfjahr 2020 anders dar als das hier abgebildete modellhafte erste Betriebsjahr, da im ersten Quartal noch die Wirtschaftsplanungen für den TOL e.V. und die OMT GmbH zu Grunde liegen. Die Finanz- und Budgetplanung für das Rumpfjahr der beiden Organisationen und die Ableitung der daraus resultierenden Finanzierungsanteile für die Gesellschafter im Jahr 2020 ergeben sich aus beiliegender Finanzplanung für das Rumpfgeschäftsjahr 2020 der TOL mbH und der CMO mbH (siehe Anlagen 1 und 3).

Auswirkungen und Nutzen der Organisationsveränderungen

Die erarbeitete Neuordnung der Strukturen sieht vor,

     den Verband TOL e.V. aufzulösen, zuvor eine neue Gesellschaft  in der Rechtsform einer GmbH mit dem Titel Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL mbH) zu gründen, die sich im alleinigen Besitz des Landkreises Osnabrück, der Stadt Osnabrück sowie der Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück befindet,

     die bisherige Beteiligung sowohl der Städte und Gemeinden, als auch der Privaten an der regionalen Tourismusarbeit durch eine modifizierte Gremienstruktur nicht nur zu erhalten, sondern zu erweitern,

     die bisherige Osnabrück Marketing und Tourismus GmbH (OMT) um regionale touristische Aufgaben, die an die neue TOL mbH übertragen werden, zu bereinigen und als Citymarketinggesellschaft Osnabrück mbH (CMO) fortzuführen. Dabei wird die Stadt Osnabrück aus beihilfe- und vergaberechtlichen Gründen Alleingesellschafter, die bisherigen Mitgesellschafter, der Osnabrücker Citymarketing e.V. (OCM) und der Verkehrsverein Osnabrück Stadt und Land e.V. (VVO), scheiden aus,

     die Tätigkeit der CMO mbH auf städtische Aufgaben des Citymanagements und -marketings sowie des Betriebs der städtischen Tourist Information zu fokussieren,

     die bisherige Beteiligung der privaten Wirtschaft am Citymanagement und -marketing für die Stadt Osnabrück durch eine modifizierte Gremienstruktur nicht nur zu erhalten, sondern maßgeblich zu stärken

     und entsprechende Zuordnungen der Ressourcen sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu den beiden Organisationen vorzunehmen.

Die Neuordnung der Strukturen führt zu einem starken Professionalisierungsschub im Tourismus:

     Ein erfolgreicher Anschluss an die Marktentwicklung, z.B. hinsichtlich der Digitalisierung und einer umfassenden Destinationsentwicklung, wird ermöglicht.

     Gleichzeitig werden Synergien konsequent gehoben und die Schlagkraft maßgeblich erhöht.

     Es entstehen ein klares Fundament für die Zusammenarbeit, gemeinsame strategische Ziele und Grundlagen im Tourismus, transparente Entscheidungs- und Gremienstrukturen.

     Die eindeutige Aufgabenzuordnung und transparente Gestaltung der Finanzierungsströme führt zu einer Beendigung des gegenwärtig strukturbedingt erhöhten Verwaltungsaufwands und der entsprechenden Reibungsverluste.

     Die Neuordnung stellt den Konsolidierungsprozess für das Auffangen der bislang latenten wirtschaftlichen Schieflage des TOL e.V. sicher.

     Zudem sichert sie die Strukturen im Tourismus im Hinblick auf EU-Beihilfe-/Vergaberecht und Steuerrecht ab.

Weiteres Vorgehen

Vorbehaltlich der Nichtanzeige von Hinderungsgründen und Bedenken durch die Aufsichtsbehörde, der Erfüllung der kommunalrechtlichen Unbedenklichkeit und der EU-beihilfenrechtlichen Maßgaben, sollen die Gründung und Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister des zuständigen Amtsgerichts Osnabrück im Jahr 2019 erfolgen. Weiterhin Ziel ist die Umsetzung der neuen Strukturen durch Aufnahme des operativen Betriebs der Gesellschaft bis zum 31.03.2020. Die zur Realisierung des Gründungsvorhabens erforderlichen Rechtshandlungen werden im Anschluss an den vorgelegten Umsetzungsbeschluss vorgenommen. Diese umfassen u.a.:

     Einleitung und Abstimmung des förmlichen Anzeige- und Genehmigungsverfahrens mit der Rechtsaufsichtsbehörde (geplanter Abschluss bis zur Sommerpause 2019)

     Abschluss der Abstimmungs- und Vorverhandlungen zwischen Personalamt und Personalrat zur Personalüberleitung der Beschäftigten in Vorbereitung des späteren Betriebsübergangs (geplant)

     Vorbereitung des Personalüberleitungsvertrages zur Befassung und Entscheidung der Gremien

     Anpassung und Überleitung von Bestandsverträgen zur Fortführung durch die neue
Gesellschaft

     Entwicklung eines Geschäftsbesorgungsvertrages über das Rechts- und Leistungsverhältnis zwischen Gesellschaft und jeweiliger Gesellschafterkommune

     Kenntnisnahme und Entscheidung über die Haushalts- und Wirtschaftsplanung der neuen Gesellschaft ab Aufnahme der operativen Tätigkeit (geplant 01.04.2020) und den Wirtschaftsplan der neuen Gesellschaft

     Notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrages (geplant bis Mitte Dezember 2019), soweit alle Abstimmungs- und Auswahlverfahren abgeschlossen sind

Der vorgelegte Grundsatzbeschluss wird durch im Detail erforderliche Umsetzungsbeschlüsse der zuständigen Gremien im Herbst 2019 konkretisiert (z.B. Personalüberleitungsverträge, Wirtschaftspläne, Anpassungen relevanter Verträge).

Ebenso erfolgen im Herbst 2019 die Feststellung der Besetzung der Gesellschafterversammlung und des Aufsichtsrates sowie die Vorlage der zur Herstellung der EU-beihilfenrechtlichen Konformität erforderlichen Betrauung der Gesellschaft.

 

Anlagen

·      Anlage 1: Eckpunktepapier „Neuordnung der Strukturen in Tourismus und Citymarketing im Landkreis Osnabrück, der Stadt Osnabrück und den kreisangehörigen Städten, Samt- und Einheitsgemeinden“

·      Anlage 2: Gesellschaftsvertrag der Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL)

·      Anlage 3: Konsortialvereinbarung der Gesellschafter der Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL)

 

Beschlussvorschlag:

 

1.      Zum 01.04.2020 wird die Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL) mit anliegendem Gesellschaftsvertrag (Anlage 2) gegründet.

 

2.      Falls sich aufgrund rechtlicher Beanstandungen durch die Urkundsbeamten, die Aufsichtsbehörden oder das Registergericht sowie aus steuerlichen oder aus sonstigen Gründen Änderungen an dem Gesellschaftsvertrag als notwendig oder zweckmäßig erweisen, erklärt sich der Rat der Stadt Bramsche mit diesen Änderungen einverstanden, sofern hierdurch der wesentliche Inhalt des Gesellschaftsvertrages nicht verändert wird.

 

3.      Der in der Anlage 3 beigefügten Konsortialvereinbarung und deren Anlagen 1 bis 4 wird zugestimmt.

 

4.      Die Stadt Bramsche übernimmt an dem Stammkapital in Höhe von insgesamt 100.000 Euro einen Geschäftsanteil in Höhe von 1.400 Euro (1,4 %).

5.      Die Stadt Bramsche stellt die gemäß Konsortialvereinbarung erforderlichen Kapitaleinlagen in Höhe von insgesamt von 7.911 Euro für das Geschäftsjahr 2020 zur Verfügung.

Die Stadt Bramsche stellt die gemäß Konsortialvereinbarung erforderlichen Kapitaleinlagen in Höhe von insgesamt 13.311 Euro für das Geschäftsjahr 2021 zur Verfügung.

6.      Die Stadt Bramsche stellt die gemäß Konsortialvereinbarung erforderlichen Mittel zur Geschäftsbesorgung in Höhe von insgesamt von 2.814 zzgl. UsSt. = 3.348,66 Euro für das Geschäftsjahr 2020 zur Verfügung.

Die Stadt Bramsche stellt die gemäß Konsortialvereinbarung erforderlichen Mittel zur Geschäftsbesorgung in Höhe von insgesamt von 4.312 zzgl. UsSt. = 5.131,28 Euro für das Geschäftsjahr 2021 zur Verfügung.

7.      Zur Geschäftsführerin wird Frau Petra Rosenbach bestellt.

8.      Der Bürgermeister der Stadt Bramsche wird ermächtigt, alle erforderlichen Erklärungen abzugeben und Unterschriften zu leisten.

9.     Der Beschluss steht unter dem Vorbehalt der kommunalaufsichtlichen Unbedenklichkeit.