Sachverhalt:
Neuordnung der Strukturen in Tourismus
sowie Citymanagement und –marketing
Gegenwärtig
betreiben zwei Organisationen die touristische Marktbearbeitung für den Landkreis
Osnabrück, die Stadt Osnabrück und die Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises
Osnabrück: der
Tourismusverband Osnabrücker Land e.V. (TOL) und die Osnabrück Marketing und
Tourismus GmbH (OMT). Der TOL ist die gesamtregionale Tourismusorganisation.
Die OMT ist eine städtische Organisation für die Bereiche Tourismusmarketing,
Citymanagement & -marketing, Eventmarketing und Kulturtourismusmarketing.
TOL und OMT
sind inhaltlich und organisatorisch eng miteinander verwoben, u.a. über eine
gemeinsame Geschäftsleitung, den gemeinsamen Betrieb des Buchungsbüros, einer
Zusammenlegung des Tagungs- und Kongressbüros der OMT mit dem Informations- und
Reservierungssystem des TOL, und die Tourist Information. Die bisherige
Zusammenarbeit folgt jedoch keiner klaren organisatorischen Konzeption.
Zwischen den Organisationen sind die jeweiligen Aufgabenfelder nicht klar
abgegrenzt. Zwischen den und innerhalb der Organisationen sind die Aufbau- und
Ablauforganisation optimierungsbedürftig. Gegenwärtig führen die Strukturen zu
einem hohen Verwaltungsaufwand, Reibungsverlusten und nicht genutzten
Synergien. In mehreren Bereichen ergeben sich in den gegenwärtigen Strukturen
beihilfe- und vergaberechtliche Probleme bzw. Rechtsunsicherheiten.
Die 2011
begonnene Fusion der touristischen Strukturen von Stadt und Landkreis Osnabrück
sowie der Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück wird mit der vorgeschlagenen
Neuordnung der Organisationstrukturen in Tourismus und Citymanagement und
-marketing zum 01.04.2020 vollumfänglich vollzogen. Die untenstehende Grafik
verdeutlicht den Veränderungsprozess von der derzeitigen auf die zur Entscheidung
anstehende neue Struktur:
bis 03/2020 ab 04/2020
Abbildung 1: Bisherige und neue
Organisationsstrukturen in Tourismus und Citymanagement und -marketing
Quelle: PROJECT M GmbH 2017/2018
Tourismusgesellschaft
Osnabrücker Land mbH (TOL)
In der
„Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH“ (TOL mbH) werden künftig sämtliche
touristischen Aufgaben mit überörtlicher Wirkung gebündelt. Freizeit- und
Urlaubstourismus, Tagungs- und Kongresstourismus sowie touristisches
Kulturmarketing werden damit konsequent regionsweit zusammengeführt. Neben dem
Gesellschaftsvertrag (siehe Anlage 2) schließen die Gesellschafter eine
Konsortialvereinbarung (siehe Anlage 3) ab, die insbesondere Regelungen
zur Führung der gemeinsamen Gesellschaft, deren Finanzierung und zu der
Einbindung weiterer Partner in die Tourismusförderung und das touristische
Standortmarketing enthält.
Aufgaben
Aufgaben
der Gesellschaft sind die Entwicklung, Umsetzung
und Förderung aller Maßnahmen, die zu einer Stärkung des Wirtschaftsfaktors
Tourismus in der Tourismusregion Osnabrücker Land führen, d.h.
·
Tourismusentwicklung, -management und -marketing im Freizeit-
und Urlaubstourismus sowie im Tagungs- und Kongresstourismus,
·
Impulsgebung, Wissenstransfer und Qualifizierung für
Definition und Ausbau eines touristischen Profils auf Grundlage der regionalen
Identität,
·
touristische Angebote, Produkte, Dienstleistungen und
Infrastrukturen,
·
touristisches und kulturtouristisches Marketing für die
Region,
·
Vertretung der Region in regionalen und überregionalen
Institutionen und Gremien.
Ergänzend von den in der Satzung bestimmten Mechanismen werden der Stadt
Osnabrück im Bereich „Tagungs- und Kongressmanagement“ Sonderrechte eingeräumt
(siehe Anlage 3). Der Betrieb des Tagungs- und
Kongressbüros und des Tagungsservice erfolgt räumlich angesiedelt im Zentrum
der Stadt Osnabrück. Die Stadt Osnabrück erhält zudem Entscheidungsvorbehalte
für die Freigabe der jährlichen Vorhabens- und Marketingplanung im Bereich
„Tagungen und Kongresse“ sowie ein Vorschlags- und Veto-Recht bei der
Besetzung der Leitung des Tagungs- und Kongressbüros.
Gesellschafter
Gesellschafter
der TOL mbH werden der Landkreis Osnabrück (37,5%), die Stadt Osnabrück (37,5%)
sowie die Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück (insgesamt: 25%; die Städte,
Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück halten einzelne Anteile).
Gremiendesign
Das
Gremiendesign der Gesellschaft umfasst neben der Gesellschafterversammlung
einen Aufsichtsrat sowie einen Beirat mit privatwirtschaftlichen Vertretern.
Der Aufsichtsrat besteht aus Vertretern der Gesellschafter und des Beirats. Der Sprecher des Beirats wird
in den Aufsichtsrat berufen. Er nimmt dort ein Antrags-/ Rederecht wahr.
Der Beirat besteht aus Verbänden der
Tourismuswirtschaft, Vertretern der touristischen Leistungsanbieter, Vertretern
aus dem Bereich der Unternehmen / Kreditwirtschaft sowie der Industrie- und
Handelskammer und der Handwerkskammer. Er hat ausschließlich beratende Funktion
und keinen Organstatus in der Gesellschaft.
Die
Vorsitze in Gesellschafterversammlung und Aufsichtsrat wechseln alle zwei Jahre zwischen
Landrat des Landkreises Osnabrück, Oberbürgermeister der Stadt Osnabrück und
einem Vertreter der kreisangehörige
Städte, Samtgemeinden und Gemeinden (Sprecher der sog.
„Bürgermeisterkonferenz“).
Finanzwirtschaftliche Gestaltung
Die finanzwirtschaftlichen Auswirkungen der
Strukturveränderung (siehe Anlagen 1 und 3) werden für ein modellhaftes erstes
Betriebsjahr mittels einer Projektion für das Jahr 2020 abgebildet. Im
Vergleich zum tatsächlichen Wirtschaftsplan für das Jahr 2020 können die Werte
variieren, da die Umsetzung der neuen Organisationen zum 01.04.2020 vorgesehen
ist. Das modellhafte erste volle Betriebsjahr deckt sich somit nicht mit dem
Rumpfgeschäftsjahr 01.04.2020 bis 31.12.2020. Auf Basis der fortgeschriebenen
Geschäftsplanung der TOL mbH ergibt sich folgender Mittelbedarf für das
Modelljahr 2020:
· Erlöse: 321 TEUR
· Mittelbedarf
(ohne USt.): 1.464 TEUR
·
Mittelbedarf (incl. USt.): 1.523 TEUR
Die Mittelherkunft stellt
sich wie folgt dar:
Abbildung
2: Mittelbedarf und -herkunft für das modellhafte erste volle Betriebsjahr,
aufgeteilt nach Gesellschafterbänken
Quelle:
PROJECT M GmbH 2017/2018
Personalwirtschaftliche Gestaltung
Mit
Aufnahme des Geschäftsbetriebs der TOL mbH sollen die Beschäftigten des TOL
e.V. im Rahmen eines Betriebsüberganges von der TOL mbH übernommen werden. Alle
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind bereits mehrfach über die grundsätzlichen
Veränderungen informiert. Die weitere Information, insbesondere zu den
Mechanismen des Betriebsübergangs, wird frühzeitig, fortlaufend und im Rahmen
der arbeitsrechtlichen Vorgaben erfolgen.
Finanzwirtschaftliche Betrachtung
Die
zusammenfassende finanzwirtschaftliche Betrachtung basiert auf den Anlagen 1 und 3:
Der
Finanzierungsanteil des Landkreises
Osnabrück an der TOL mbH beträgt in der Projektion des Modelljahrs 2020 im
Vergleich zum Jahr 2017 313,5 TEUR mehr. Hinzu kommen bereits bekannte
Mehraufwendungen in Höhe von ca. 73 TEUR brutto (Zuschüsse für die
Infrastruktur und die Profilierung der Heilbäder, die Umlage der Marktoffensive
Niederlande sowie die Beteiligung des Landkreises an der Tourist Information
der Stadt Osnabrück).
Mit
Beitritt zur Gesellschaft
fällt die Zahlung der Stammeinlage in Höhe von 37,5 TEUR (= 37,5%) an.
Der zu
leistende Finanzierungsanteil der Stadt
Osnabrück für die TOL mbH ist im Vergleich zu 2017 um 439 TEUR höher.
Diesem Mehraufwand bei der TOL mbH steht eine um 148 TEUR reduzierte
Kapitalzuwendung bei der künftigen CMO mbH gegenüber, da verschiedene Aufgaben,
die bisher bei OMT GmbH wahrgenommen wurden, künftig gesamtregional auf die TOL
mbH übertragen werden. Der tatsächliche Mehraufwand für das Modelljahr beträgt
somit 297,5 TEUR. Hinzu kommen bereits bekannte Sonderzuschüsse in Höhe von ca.
19 TEUR brutto für die Umlage der Marktoffensive Niederlande sowie die Pflege
des Radverkehrleitsystems des Osnabrücker Landes (RAVELOS).
Mit
Beitritt zur Gesellschaft fällt das zu leistende Stammkapital in Höhe von 37,5
TEUR (=37,5%) an.
Die Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des
Landkreises Osnabrück übernehmen im modellhaften ersten vollen Betriebsjahr
2020 einen Finanzierungsbetrag i.H.v. 326 TEUR. Dieser Betrag entspricht den
Mitgliedsbeiträgen und Umlagen, die im Jahr 2020 von den kreisangehörigen
Städten, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück für den
bisherigen Tourismusverband Osnabrücker Land e.V. (TOL e.V.) geleistet werden.
Die Verteilung dieses Finanzierungsbeitrags richtet sich nach den
Gesellschaftsanteilen, die von den kreisangehörigen Städten, Samtgemeinden und
Gemeinden des Landkreises Osnabrück künftig gehalten werden. Diese
Gesellschaftsanteile entsprechen den bisherigen Finanzierungsanteilen im TOL
e.V.
Mit
Beitritt zur Gesellschaft fällt das zu leistende Stammkapital in Höhe von 25
TEUR (=25%) in entsprechender Verteilung auf die kreisangehörigen Städte und
Gemeinden an (siehe Anlagen 1 und 2).
Durch die
Gründung der TOL mbH zum 01.04.2020 stellt sich das Rumpfjahr 2020 anders dar
als das hier abgebildete modellhafte erste Betriebsjahr, da im ersten Quartal
noch die Wirtschaftsplanungen für den TOL e.V. und die OMT GmbH zu Grunde
liegen. Die Finanz- und Budgetplanung für das Rumpfjahr der beiden
Organisationen und die Ableitung der daraus resultierenden Finanzierungsanteile
für die Gesellschafter im Jahr 2020 ergeben sich aus beiliegender Finanzplanung
für das Rumpfgeschäftsjahr 2020 der TOL
mbH und der CMO mbH (siehe Anlagen 1 und 3).
Auswirkungen und Nutzen der
Organisationsveränderungen
Die
erarbeitete Neuordnung der Strukturen sieht vor,
• den Verband TOL e.V. aufzulösen, zuvor eine neue Gesellschaft in der Rechtsform einer GmbH mit dem Titel
Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL mbH) zu gründen, die sich im
alleinigen Besitz des Landkreises Osnabrück, der Stadt Osnabrück sowie der
Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück befindet,
• die bisherige Beteiligung sowohl der Städte und Gemeinden, als auch der
Privaten an der regionalen Tourismusarbeit durch eine modifizierte
Gremienstruktur nicht nur zu erhalten, sondern zu erweitern,
• die bisherige Osnabrück Marketing und Tourismus GmbH (OMT) um regionale
touristische Aufgaben, die an die neue TOL mbH übertragen werden, zu bereinigen
und als Citymarketinggesellschaft Osnabrück mbH (CMO) fortzuführen. Dabei wird
die Stadt Osnabrück aus beihilfe- und vergaberechtlichen Gründen
Alleingesellschafter, die bisherigen Mitgesellschafter, der Osnabrücker
Citymarketing e.V. (OCM) und der Verkehrsverein Osnabrück Stadt und Land e.V.
(VVO), scheiden aus,
• die Tätigkeit der CMO mbH auf städtische Aufgaben des Citymanagements
und -marketings sowie des Betriebs der städtischen Tourist Information zu
fokussieren,
• die bisherige Beteiligung der privaten Wirtschaft am Citymanagement und
-marketing für die Stadt Osnabrück durch eine modifizierte Gremienstruktur
nicht nur zu erhalten, sondern maßgeblich zu stärken
•
und entsprechende Zuordnungen der Ressourcen sowie
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu den beiden Organisationen vorzunehmen.
Die Neuordnung der Strukturen führt
zu einem starken Professionalisierungsschub im Tourismus:
•
Ein erfolgreicher Anschluss an die
Marktentwicklung, z.B. hinsichtlich der Digitalisierung und einer umfassenden
Destinationsentwicklung, wird ermöglicht.
•
Gleichzeitig werden Synergien
konsequent gehoben und die Schlagkraft maßgeblich erhöht.
•
Es entstehen ein klares Fundament
für die Zusammenarbeit, gemeinsame strategische Ziele und Grundlagen im
Tourismus, transparente Entscheidungs- und Gremienstrukturen.
•
Die eindeutige Aufgabenzuordnung und
transparente Gestaltung der Finanzierungsströme führt zu einer Beendigung des
gegenwärtig strukturbedingt erhöhten Verwaltungsaufwands und der entsprechenden
Reibungsverluste.
•
Die Neuordnung stellt den
Konsolidierungsprozess für das Auffangen der bislang latenten wirtschaftlichen
Schieflage des TOL e.V. sicher.
•
Zudem sichert sie die Strukturen im
Tourismus im Hinblick auf EU-Beihilfe-/Vergaberecht und Steuerrecht ab.
Weiteres Vorgehen
Vorbehaltlich
der Nichtanzeige von Hinderungsgründen und Bedenken durch die Aufsichtsbehörde,
der Erfüllung der kommunalrechtlichen Unbedenklichkeit und der
EU-beihilfenrechtlichen Maßgaben, sollen die Gründung und Eintragung der
Gesellschaft in das Handelsregister des zuständigen Amtsgerichts Osnabrück im
Jahr 2019 erfolgen. Weiterhin Ziel ist die Umsetzung der neuen Strukturen durch
Aufnahme des operativen Betriebs der Gesellschaft bis zum 31.03.2020. Die zur
Realisierung des Gründungsvorhabens erforderlichen Rechtshandlungen werden im
Anschluss an den vorgelegten Umsetzungsbeschluss vorgenommen. Diese umfassen
u.a.:
•
Einleitung und Abstimmung des
förmlichen Anzeige- und Genehmigungsverfahrens mit der Rechtsaufsichtsbehörde
(geplanter Abschluss bis zur Sommerpause 2019)
•
Abschluss der Abstimmungs- und
Vorverhandlungen zwischen Personalamt und Personalrat zur Personalüberleitung
der Beschäftigten in Vorbereitung des späteren Betriebsübergangs (geplant)
•
Vorbereitung des Personalüberleitungsvertrages
zur Befassung und Entscheidung der Gremien
•
Anpassung und Überleitung von
Bestandsverträgen zur Fortführung durch die neue
Gesellschaft
•
Entwicklung eines
Geschäftsbesorgungsvertrages über das Rechts- und Leistungsverhältnis zwischen
Gesellschaft und jeweiliger Gesellschafterkommune
•
Kenntnisnahme und Entscheidung über
die Haushalts- und Wirtschaftsplanung der neuen Gesellschaft ab Aufnahme der
operativen Tätigkeit (geplant 01.04.2020) und den Wirtschaftsplan der neuen Gesellschaft
•
Notarielle Beurkundung des
Gesellschaftsvertrages (geplant bis Mitte Dezember 2019), soweit alle
Abstimmungs- und Auswahlverfahren abgeschlossen sind
Der vorgelegte Grundsatzbeschluss wird durch im
Detail erforderliche Umsetzungsbeschlüsse der zuständigen Gremien im Herbst
2019 konkretisiert (z.B. Personalüberleitungsverträge, Wirtschaftspläne,
Anpassungen relevanter Verträge).
Ebenso erfolgen im Herbst 2019 die Feststellung der Besetzung der
Gesellschafterversammlung und des Aufsichtsrates sowie die Vorlage der zur
Herstellung der EU-beihilfenrechtlichen Konformität erforderlichen Betrauung
der Gesellschaft.
Anlagen
·
Anlage
1: Eckpunktepapier „Neuordnung der Strukturen in Tourismus und Citymarketing im
Landkreis Osnabrück, der Stadt Osnabrück und den kreisangehörigen Städten,
Samt- und Einheitsgemeinden“
·
Anlage 2: Gesellschaftsvertrag der
Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL)
· Anlage 3: Konsortialvereinbarung der
Gesellschafter der Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL)
Beschlussvorschlag:
1. Zum 01.04.2020 wird die
Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL) mit anliegendem
Gesellschaftsvertrag (Anlage 2)
gegründet.
2. Falls sich aufgrund
rechtlicher Beanstandungen durch die Urkundsbeamten, die Aufsichtsbehörden oder
das Registergericht sowie aus steuerlichen oder aus sonstigen Gründen
Änderungen an dem Gesellschaftsvertrag als notwendig oder zweckmäßig erweisen,
erklärt sich der Rat
der Stadt Bramsche mit diesen
Änderungen einverstanden, sofern hierdurch der wesentliche Inhalt des Gesellschaftsvertrages
nicht verändert wird.
3. Der
in der Anlage 3 beigefügten
Konsortialvereinbarung und deren Anlagen 1 bis 4 wird zugestimmt.
4. Die
Stadt Bramsche übernimmt an dem Stammkapital in Höhe von insgesamt 100.000 Euro
einen Geschäftsanteil in Höhe von 1.400 Euro (1,4 %).
5. Die
Stadt Bramsche stellt die gemäß Konsortialvereinbarung erforderlichen Kapitaleinlagen
in Höhe von insgesamt von 7.911 Euro für das Geschäftsjahr 2020 zur Verfügung.
Die Stadt Bramsche stellt die gemäß Konsortialvereinbarung
erforderlichen Kapitaleinlagen in Höhe von insgesamt 13.311 Euro für das
Geschäftsjahr 2021 zur Verfügung.
6. Die
Stadt Bramsche stellt die gemäß Konsortialvereinbarung erforderlichen Mittel
zur Geschäftsbesorgung in Höhe von insgesamt von 2.814 zzgl. UsSt. = 3.348,66
Euro für das Geschäftsjahr 2020 zur Verfügung.
Die Stadt Bramsche stellt die gemäß
Konsortialvereinbarung erforderlichen Mittel zur Geschäftsbesorgung in Höhe von
insgesamt von 4.312 zzgl. UsSt. = 5.131,28 Euro für das Geschäftsjahr 2021 zur
Verfügung.
7. Zur
Geschäftsführerin wird Frau Petra Rosenbach bestellt.
8. Der
Bürgermeister der Stadt Bramsche wird
ermächtigt, alle erforderlichen Erklärungen abzugeben und Unterschriften zu
leisten.
9. Der Beschluss steht unter dem Vorbehalt der
kommunalaufsichtlichen Unbedenklichkeit.